Si llevas años funcionando con clientes fijos y trabajo duro, a veces la digitalización parece algo para grandes empresas, para el futuro o para emprendedores con demasiado tiempo libre. Pero lo cierto es que la digitalización ya no es un lujo. Se ha convertido en un prerrequisito silencioso para seguir siendo relevante en los próximos años en un mercado que está cambiando fundamentalmente. No se trata solo de trabajar de forma más eficiente para aumentar los márgenes y dejar tiempo para trabajar en el crecimiento. Se trata de ser visible para el cliente que ayer era demasiado joven, pero que mañana será tu principal mercado objetivo.

Aun así, casi cuatro de cada diez empresarios operan sin herramientas digitales esenciales en una economía en la que los consumidores se están pasando en masa a la búsqueda, reserva y pago en línea. Las empresas que no digitalizan y explotan el mundo en línea no están alcanzando un mercado que crece cada año. Cambiando y creando oportunidades. Están perdiendo ventas y oportunidades.

¿Qué se entiende por digitalización?

Muchos empresarios piensan que la digitalización significa "hacer algo con las redes sociales" o "tener una página web". Esto es un malentendido. La digitalización consiste en fortalecer tu empresa desde dentro. Se trata de trabajar de forma más inteligente, ahorrar tiempo y automatizar procesos que te cuestan horas cada semana, para que puedas centrarte en desarrollar y hacer crecer tu negocio. Y en los procesos que generan dinero, es decir, atender a los clientes.

¿Cuál es la diferencia entre automatización y digitalización?

Aunque los términos se utilizan a menudo indistintamente, significan algo diferente. La digitalización consiste en convertir los procesos tradicionales analógicos en digitales. Por ejemplo, sustituir las facturas en papel por otras digitales, gestionar las citas a través de un sistema en línea o almacenar los datos de los clientes de forma segura en un sistema CRM. Por encima de todo, se trata de visibilidad, estructura y accesibilidad.

La automatización va un paso más allá: significa que los procesos digitales se llevan a cabo automáticamente sin que tú tenga que mirarlos. Piense en recordatorios de pago automáticos, correos electrónicos enviados en función del comportamiento del cliente o un sistema de reservas que envíe las confirmaciones por sí mismo. La automatización elimina la repetición de tu negocio. El objetivo no es sólo trabajar de forma más eficiente, sino sobre todo recuperar tiempo para tareas que mejoren los ingresos, el valor y la experiencia del cliente. Se puede digitalizar sin automatizar, pero sólo se puede automatizar si se está digitalizado.

¿Por qué es importante la digitalización?

El mayor cambio procede de la Generación Z y Alfa. Estos grupos no se guían únicamente por la publicidad o el boca a boca. Han crecido y se mueven en un ecosistema totalmente digital y esperan que las empresas se muevan con ellos en él. Por ejemplo, casi la mitad de los jóvenes de 11 a 14 años descubren productos a través de creadores y personalidades online, influencers. Los "jóvenes" utilizan Instagram en lugar de Google como motor de búsqueda y ChatGPT es tu mejor amigo, al que siempre pueden pedir ayuda.

Por ejemplo, un amigo me dijo hace poco: " Es increíble lo que hacen los jóvenes con lo digital. Esta mañana he visto a mi sobrina pidiendo consejos de moda a ChatGPT para decidir qué ponerse. Si tu empresa no tiene un sitio móvil, no ofrece reservas o ventas en línea, o no tiene redes sociales, esta generación abandonará antes incluso de que tú sepa que han buscado.

¿Cuál es un ejemplo de digitalización de las PYME?

Sólo una de cada tres empresas utiliza una de las herramientas básicas: un sistema CRM. Sin embargo, es una de las herramientas más poderosas para el crecimiento. Un sistema CRM no sólo le dice lo que ha comprado un cliente, sino también cuándo puede volver a ponerse en contacto con él, qué preferencias tiene y con qué frecuencia vuelve. Hace que tu negocio sea más personal, estructurado y coherente.

Se acabaron las listas sueltas, los seguimientos olvidados y las oportunidades perdidas. La cantidad de información que acumula sobre tus clientes y proveedores de forma bien organizada le permite establecer relaciones en lugar de empezar de cero cada vez.

¿Por qué y cómo automatizar?

Digitalizar y automatizar el trabajo le ayuda a evitar errores innecesarios, ahorrando tiempo y costes. Con un software moderno (en la nube), puede recuperar hasta el 40% de tu tiempo administrativo. No para hacer menos, sino para poder hacer más. Más estratégico, más creativo y, precisamente, más orientado al cliente. Puede hacerlo digitalizando y automatizando tu administración financiera, de modo que tus transacciones bancarias se procesen mientras tú habla con tus clientes. O enviando automáticamente facturas y recordatorios, enviando correos electrónicos recurrentes... Muchos empresarios siguen dedicando (demasiado) tiempo a esto cada día.

¿Puedo digitalizar o automatizar el contacto con los clientes?

Una gran parte de la nueva generación prefiere organizar las cosas en línea. Piense en correos electrónicos, mensajes de WhatsApp o mensajes privados a través de las redes sociales. Han crecido en una era a la carta en la que muchas cosas están disponibles cuando las necesitan. Si son las 10 de la noche y se les rompe una uña, quieren poder pedir cita en el salón de manicura inmediatamente. Si al llegar a casa después del trabajo hace un frío que pela, quieren poder pedir un calentador inmediatamente. Estos son sólo algunos ejemplos aleatorios de cómo se ve esto en la práctica.

Un sistema digital de reservas, una tienda online o un chatbot de "atención al cliente" en tu sitio web permiten ayudar a los clientes y generar volumen de negocio, sin tener que estar en el trabajo. El sistema programa citas o registra un pedido, envía confirmaciones, se sincroniza con tu calendario y evita las ausencias con recordatorios automáticos. Tus clientes reciben ayuda en el momento en que la necesitan y quedan así satisfechos. Tú ahorra tiempo. Es un tópico, pero es cierto: todos salimos ganando.

¿Cuánto costará digitalizar mi empresa?

Muchos empresarios piensan que la digitalización es cara. No tiene por qué serlo. Hoy en día, muchas herramientas no sólo son asequibles y escalables, sino que también hay subvenciones disponibles. Lo importante es analizar críticamente lo que realmente te ayuda en tu negocio. Cada empresa y cada sector tienen tus propias características, lo que significa que no existe una solución única para todos. Además, la digitalización no es un gasto, es una inversión con un retorno sustancial.

Algunos ejemplos concretos:

• Las empresas que utilizan la administración en nube ahorran entre un 15 y un 25% de tus costes administrativos;
• Los flujos de trabajo automatizados reducen los errores humanos y agilizan los procesos;
• El uso de CRM ayuda a aumentar la retención de clientes (y retener a los clientes existentes es entre 5 y 25 veces más barato que captar nuevos);
• La visibilidad en línea abre las puertas a nuevos públicos que, de otro modo, nunca sabrían de tu existencia.
  

Digitalizar cuesta dinero, pero no digitalizar le costará más a largo plazo.

¿Cuál es el riesgo si no me digitalizo?

Otro riesgo que corre es que los costes se hayan descontrolado tanto que tu empresa deje de ser rentable. Y puede incluso que tenga que empezar a cerrar tus puertas. También puede provocar que tengas que empezar a trabajar cada vez más porque los procesos administrativos te quitan demasiado tiempo de tu actividad principal. O porque tenga que empezar a ampliar tu horario de apertura para satisfacer las necesidades del nuevo mercado objetivo.

Y está menos preparada para acontecimientos imprevisibles. La pandemia corona lo demostró con nitidez: las empresas con una infraestructura digital podían seguir funcionando, comunicando y vendiendo. Las empresas sin esos cimientos a menudo no tenían red de seguridad. La digitalización no es garantía de éxito, pero aumenta considerablemente las posibilidades de supervivencia de tu empresa. Y sobre todo: le da la oportunidad de avanzar con un mercado que avanza un paso cada mes.

¿Qué competencias digitales necesita un empresario con visión de futuro?

No hace falta convertirse en un especialista en TI para estar preparado para el futuro. Pero algunas competencias digitales básicas te harán más ágil e independiente. En primer lugar, la alfabetización digital es esencial: saber cómo funcionan las herramientas en línea, cómo manejar los datos de forma segura y cómo utilizar los sistemas sin depender de otros.

Además, entender cómo funciona la visibilidad online -pensemos en motores de búsqueda, redes sociales y reseñas de clientes- es una habilidad importante para atraer nuevos clientes. No hace falta que lo hagas todo tú solo, pero sí que entiendas lo que es importante para poder tomar buenas decisiones.

Por último, las competencias en IA son cada vez más relevantes. No en el sentido de que haya que saber programar, sino de saber utilizar las herramientas de IA para trabajar más rápido, escribir mejores textos, responder a las preguntas de los clientes o generar perspectivas. Y para aumentar tu capacidad de búsqueda en IA. Los empresarios que saben utilizar la IA de forma inteligente aumentan tu eficiencia y refuerzan tu posición competitiva. Sin tener que trabajar más horas. El futuro no requiere perfección técnica, sino una actitud abierta y el valor de dominar las nuevas herramientas paso a paso.

¿Cómo empiezo a digitalizar mi empresa?

Paso 1: Haga un análisis honesto de tu situación

¿Es tú visible allí donde le buscan tus clientes? ¿Pueden contactar, reservar o hacer pedidos digitalmente? ¿Tu sitio web es apto para móviles? ¿Qué procesos pueden ser más inteligentes, digitalizarse o incluso automatizarse?

Paso 2: Elija una mejora que tenga un impacto inmediato

No empiece cinco cosas a la vez. Elija el paso que le quite más trabajo o le aporte más valor.

• Una pérdida de tiempo? → automatización.
• No hay nuevos clientes? → visibilidad en línea.
• Muchas citas perdidas? → sistema digital de reservas.
• Grupo objetivo joven? → medios sociales y tienda web.
• …

Paso 3: Asegúrese de que lo que hace realmente funciona

Un sitio web que no funciona en el móvil no es un sitio web. Un CRM sin datos no es un CRM. Empezar bien significa: estrategia por encima de velocidad.

Para las empresas familiares, hay algo más detrás: están construyendo tu patrimonio

Ser propietario de una empresa familiar no es sólo cuestión de volumen de negocio. Se trata de orgullo, historia y continuidad. La digitalización es una forma de asegurar ese patrimonio para el futuro.

No renunciando a tus valores, sino protegiéndolos. Al automatizar el trabajo repetitivo, crea espacio para el contacto personal. Al ser localizable en Internet, aumenta tu alcance. Utilizando herramientas modernas, haces que tu empresa sea más atractiva para la generación que podría tomar tu relevo.

No tiene que hacerlo todo a la vez. Pero sí hay que empezar.

¿Por dónde empezar esta semana?

Mientras lee esto, es posible que un cliente potencial haga clic en el sitio de tu competidor, simplemente porque ellos son visibles digitalmente y tú todavía no. O el competidor tiene una nueva cita mañana porque alguien acaba de concertar una cita con él o ella por Internet.

¿Quiere digitalizarse, pero no sabe por dónde empezar? Estaré encantado de ayudarle. Juntos nos aseguraremos de que tu empresa esté preparada para el futuro y para la próxima generación de clientes.

¿Hablamos pronto?

Saludos entusiastas,

Shanna Hillebrand